Se você já possui uma clínica médica ou decidiu abrir seu próprio consultório, com certeza precisará de uma boa saúde financeira. Com ela, você mantém um atendimento eficiente aos pacientes e evita dificuldades extremas no futuro. Ter um controle financeiro pode parecer até complicado, porém com uma organização eficaz e alguns procedimentos simples sua gestão de finanças ficará mais tranquila.
Para te ajudar nessa organização, listamos 7 dicas essenciais para garantir o seu controle financeiro. Confira a seguir!
Misturar as contas pessoais com algum negócio é um dos principais motivos que levam um empreendimento de pequeno ou médio porte ir a falência! Por isso, cuidado para não confundir e misturar contas próprias com as da sua clínica ou consultório.
Para evitar esse problema, o ideal é separar a remuneração do proprietário, o pagamento das despesas fixas e variáveis da clínica e o lucro bruto. Por isso, não esqueça que as responsabilidades e o controle financeiro em relação a contabilidade de uma pessoa física e jurídica são diferentes.
Essa primeira dica é essencial para ter um completo controle financeiro. Quando você registra todas as operações financeiras que ocorrem na clínica, fica mais fácil de identificar os gastos e lucros. Assim, você controla com mais eficiência a sua entrada e saída de caixa.
O ideal é que esse registro seja diário e ocorra esse processo em todas as transações. Sendo as principais: o recebimento de pagamento de pacientes de consulta particular e de convênios de plano de saúde, pagamento de fornecedores, compra de materiais necessários e pagamento dos funcionários da clínica/consultório.
Assim que você começar a pôr em prática o registro de todas as operações financeiras da clínica, você estará mais qualificado a realizar um fluxo de caixa.
O fluxo de caixa significa toda a movimentação financeira do caixa de uma empresa em um determinado período de tempo. Ou seja, é todo o fluxo da entrada e saída de dinheiro em certo tempo. Isso significa que se você faz um fluxo de caixa diário, você garante um maior controle de pagamentos. Assim, você consegue planejar melhor as contas no próximo mês.
Para garantir um controle financeiro da sua clínica ou consultório, é muito importante escolher bem os seus fornecedores. Para isso é fundamental ter um relacionamento próximo e agradável com eles.
Quando você cria um bom relacionamento com seus fornecedores, facilita que seus pedidos ocorram nas datas corretas e com isso, não irá atrapalhar o seu fluxo de caixa.
Além disso, o seu controle financeiro fica mais claro quando você escolhe fornecedores parceiros. Para isso, é importante que eles tenham qualidade nos materiais e equipamentos, garantam os prazos de entrega e que tenham um equilíbrio na cotação dos preços e no suporte na negociação.
Sabemos que a crise de nosso país afetou muitos empreendimentos devido as flutuações da economia e diminuição do consumo da população. Por isso, é ideal que o seu consultório tenha um fundo de reserva que possa cobrir os gastos quando o fluxo de pacientes for menor.
Além disso, ter um fundo de caixa é essencial se você tiver uma necessidade de ter um gasto não planejado, por exemplo, para o conserto de algum equipamento ou compra de um material para auxiliar no atendimento.
A tecnologia é um fator que auxilia, e muito, na facilidade em otimizar alguns processos internos. Geralmente, algumas tarefas manuais de clínicas e consultórios afetam no atendimento e produtividade do colaboradores. Por exemplo, o excesso de ligações para agendar, remarcar ou cancelar uma consulta, podem tomar muito tempo do colaborador. Nesse caso, aplicar um sistema digital de agendamento de consultas, como o próprio e-mail, planilhas ou mensagens internas (intranet) facilitará o trabalho do seu funcionário.
Além desse exemplo comum, a tecnologia e sistemas de informatização já oferecem programas que fornecem relatórios, gráficos e resultados sobre suas finanças. Assim, facilitando o seu controle financeiro e dando a possibilidade de você ter um olhar mais nítido dos custos.
Como qualquer processo que demande uma organização, o planejamento é fundamental. Com ele, você mantém uma visão sobre futuros gastos e recebimentos. Por isso, você consegue ter um melhor controle financeiro.
Quando você faz um fluxo de caixa e analisa relatórios, a realização de projeções de gastos para os próximos períodos é mais visível. Isto é, você conseguirá prever a receita da sua clínica, as oportunidades de lucro, momentos de maior incidência de gastos e programará novos investimentos.
Essas dicas são fundamentais para você ter um controle financeiro eficiente. Com elas você poderá ter novos resultados e uma visão mais ampla das necessidades que sua clínica possui. Assim, estará mais propenso a resultados positivos, graças a sua organização, dedicação e esforço em planejar e compreender a necessidade da boa saúde financeira.
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Muitos profissionais que trabalham na área da saúde, em hospitais, têm curiosidade a respeito da chamada saúde 4.0. O que ela é? Qual diferença traz? Por que é importante? Além de outras questões sobre esse novo conceito. Porém, antes de saber a respeito dela, é preciso entender o que é a chamada indústria 4.0. Veja!
Indústria 4.0 é o nome dado para a quarta revolução industrial da história da humanidade. A primeira foi aquela do século XIX, muito ligada ao setor têxtil. A segunda veio no início dos anos 1910, com o fordismo e a linha de montagem industrial. A terceira começou nos anos 1970, com a inclusão dos sistemas de automação em todo o processo das fábricas, inclusive com o uso de máquinas e robôs.
Até que se chega à etapa dessa evolução industrial no mundo. A indústria 4.0 é o uso da inteligência artificial em todos os processos, mecanismos, equipamentos e sistemas de uma empresa. É facilitar o trabalho humano e trazer mais produtividade e eficiência.
A saúde 4.0 tem total ligação com esse conceito dado para a parte industrial. Hospitais, clínicas, consultórios também estão começando a usar mecanismos de inovação baseados em inteligência artificial em equipamentos, exames e computadores, na gestão e administração do negócio e em outras etapas importantes desse sistema.
A revolução industrial ocorre em todas as áreas — e com a saúde não seria diferente. Claro que essa introdução robótica à saúde jamais vai ocupar o lugar essencial de humanos, como enfermeiros, técnicos diversos, médicos, dentistas, fisioterapeutas e psicólogos. No entanto, ela vai ajudar e muito na eficiência do atendimento e dos diagnósticos e na própria gerência de setores e equipes mais diversos dentro de um hospital.
O principal desafio é que a inteligência artificial ainda é um estudo, com poucas soluções práticas e viáveis no momento atual. É preciso caminhar com as pesquisas e, ao mesmo tempo, baratear os produtos advindos dessa nova tecnologia. Isso é o natural, é o que vai acontecer em poucos anos.
A partir daí, com essas situações solucionadas, vai ser difícil encontrar um consultório sequer, independentemente do tamanho que tenha, que não use a saúde 4.0 para poder trazer mais eficiência ao serviço prestado.
Na parte de logística, por exemplo, de compra de materiais e de organização de suprimentos essa evolução é essencial. A inteligência artificial vai poder dizer o que falta, o que precisa comprar, o que pode esperar para ser adquirido, organizando tudo da forma mais inteligível — enfim, vai ajudar bastante os profissionais dessa área essencial de um hospital.
Além de ficarem curiosos, muitos profissionais têm medo do que essa novidade pode trazer para o próprio trabalho deles. Medo dos robôs errarem, de não funcionarem ou, ainda, de funcionarem tão bem, que não seja mais necessário ter humanos para gerir determinadas áreas.
A resposta a isso é que todo mundo pode ficar tranquilo. Um produto baseado na inteligência artificial jamais vai sair de uma fábrica sem ter a certeza de que ele funciona corretamente e é impossível que a máquina sozinha dê conta de todo um trabalho, precisa-se de humanos para que elas funcionem, façam o trabalho delas da forma correta e sejam vigiadas para que esses erros não aconteçam.
As máquinas não estão aí para roubar o lugar de ninguém, apenas para facilitar o trabalho e trazer mais eficiência em todas as áreas das relações humanas.
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Contar com parceiros que atendam à qualidade desejada, com uma boa relação custo-benefício e que entreguem em um prazo razoável — ou seja, sem comprometer a rotina da sua clínica ou hospital — são alguns dos desafios no setor de compras.
Profissionais desse departamento precisam estar de olho na gestão de estoques e ainda ter jogo de cintura e estratégia para negociar e conseguir atender às necessidades da instituição sem estourar o orçamento.
Como se vê, não é uma tarefa nada fácil. Quer entender melhor os 6 principais desafios no setor de compras e as formas de superá-los? Acompanhe o nosso post!
A primeira dificuldade do setor de compras consiste em encontrar bons fornecedores. Nesse caso, é fundamental que o profissional, antes de adquirir qualquer produto, avalie a qualidade, tecnologia a empregada, a reputação da empresa e seu tempo de mercado. Caso seja possível, é importante também pedir referência sobre o fornecedor para outros colegas da área.
Escolher o fornecedor com critério é essencial, principalmente para itens que demandam um investimento alto, como equipamentos médicos. Assim, é necessário se certificar, principalmente, do atendimento pós-venda — como o suporte em caso de falhas e a realização de possíveis manutenções. Isso ajuda a evitar a paralisação das atividades de uma clínica ou hospital, que traria prejuízos e aborrecimentos.
É fundamental ter, também, uma empresa fornecedora que cumpra os prazos de entrega e que possa garantir um fornecimento rápido de produtos em casos mais extremos — especialmente quando se trata de medicamentos e materiais hospitalares.
Quando o assunto envolve compra, independentemente do ramo da empresa, é imprescindível ter boas estratégias de negociação. Assim, o profissional desse departamento deve saber como negociar valores, prazos e outras condições de pagamento — sempre de acordo com a quantidade acertada ou, até mesmo, com o histórico de compras que ele tem com determinado fornecedor.
É possível chegar a uma negociação em que os dois lados saiam ganhando: a empresa fornecedora concretiza uma venda grande e sua instituição consegue um desconto ou prazo maior de pagamento, por exemplo. Fazer uma transação em que as duas partes têm vantagens pode, inclusive, incentivar aquisições futuras com a mesma empresa.
Quando o produto ou equipamento que precisa ser adquirido está em desacordo com o orçamento disponível, é importante que o profissional do setor de compras saiba negociar também com seu próprio gestor, demonstrando a necessidade do item e o custo envolvido.
O setor de compras deve trabalhar em sinergia com a gestão de estoque. Assim, seus profissionais saberão exatamente o que precisa ser comprado e em qual quantidade, de modo a evitar prejuízos ou perdas, no caso de produtos vencidos.
Como fazer isso? É preciso que o estoque catalogue todos os produtos e registre todas as entradas e saídas com um sistema automatizado. Dessa forma, o setor de compras consegue atender à demanda, evitando a falta de materiais ou a compra de itens que ainda estão estocados.
Com essas informações, é possível fazer também um planejamento de compra, o que pode ajudar na hora de realizar uma pesquisa de preços com mais tempo ou de conseguir uma boa negociação com o fornecedor.
Fazer um controle de saída dos produtos tem reflexo também no uso correto que se faz desses itens — visto que é possível detectar, por exemplo, que um funcionário está desperdiçando ou usando em excesso algum material.
Aliás, o setor de vendas também pode conscientizar as equipes em relação ao uso dos materiais a fim de evitar prejuízos.
Conseguir acompanhar o fluxo de materiais no estoque é necessário para que o setor de compras saiba dimensionar as quantidades adequadas que devem ser adquiridas.
Comprar demais pode gerar gastos desnecessários, causar a perda de produtos ou a falta de espaço de armazenamento. Por outro lado, a aquisição de uma quantidade inferior à demanda prejudica o andamento dos trabalhos da clínica médica ou do hospital e o atendimento aos pacientes.
Dessa forma, um dos desafios no setor de compras é justamente orquestrar os pedidos com a quantidade correta e de acordo com as necessidades da instituição.
O que define se um produto tem alto ou baixo custo? Somente a pesquisa de preço entre os fornecedores? Ou os diferenciais do item? Diante desses questionamentos, um dos desafios no setor de compras é justamente encontrar a melhor relação custo-benefício na aquisição de equipamentos e materiais.
Dessa forma, o profissional deve avaliar a marca do item, sua qualidade, durabilidade, tecnologia e os custos envolvidos com manutenções (no caso de equipamentos médicos).
No custo-benefício, há outros critérios que também estão envolvidos, como a entrega em menor prazo, além de boas condições de pagamento ou, ainda, a possibilidade de financiamento em transações que envolvam um investimento maior.
O setor de vendas deve trabalhar para conseguir boas negociações, que permitam adquirir itens de melhor qualidade com o menor custo, de modo a equilibrar o orçamento da instituição. No entanto, apesar de ser uma relação estritamente comercial, a clínica médica ou o hospital pode estabelecer parcerias de confiança com as empresas fornecedoras de materiais e equipamentos.
É claro que essa relação só deve ser construída com fornecedores que prezam pelo bom atendimento — o que inclui comprometimento com o que ficou acertado na venda.
A parceria é importante para conseguir materiais com custos menores, agilidade no atendimento e nos prazos de entrega, além de condições de pagamento mais vantajosas.
Os desafios no setor de compras estão estritamente relacionados à saúde financeira da clínica ou hospital. Dessa maneira, o profissional deve saber como negociar e dar preferência para empresas fornecedoras de referência, que trabalhem com produtos de primeira linha e que prezem pela qualidade do atendimento.
Gostou das informações que trouxemos neste post? Então acompanhe também os 7 erros mais comuns na gestão de hospitais que você precisa evitar!
A gestão de estoque em hospitais de medicamentos, produtos diversos e equipamentos é de extrema importância. Ter uma boa gerência nessa área é garantir que nenhum paciente vai passar por alguma dificuldade estrutural durante o período de tratamento ou internação.
Hospitais que não mantêm uma boa direção nesse departamento são frequentemente criticados, principalmente os públicos, em que esse tipo de problema de falta de estoque é muito visto em meios de comunicação.
Por isso, se você gerencia ou é dono de um hospital ou de uma clínica privada, deve ficar muito atento para poder gerir de forma correta todos os produtos e remédios que estejam no estoque para que não corra o risco de algum deles acabar e não haver meios de reposição de forma imediata.
Para entender como fazer uma boa gestão de todo o estoque de um hospital, este texto vai oferecer algumas dicas essenciais de técnicas de gerenciamento. Confira todas elas nos próximos tópicos para que os seus pacientes tenham certeza da seriedade do seu trabalho!
A primeira dica é a mais importante, porque, sem ela, fica muito difícil ter o controle sobre tudo que é usado e estocado em um hospital. São muitos os produtos, os medicamentos, os equipamentos e os suprimentos — não dá para guardar tudo de cabeça. Por isso, você tem que fazer um check-list detalhado, com tudo que precisa ter em estoque e a quantidade necessária de cada item para não enfrentar problemas.
Com o check-list pronto, você vai ter um controle maior do estoque para poder analisá-lo e repor o que for necessário todos os dias. Isso deve ser feito pelo seu acompanhamento de consumo de todos os itens presentes no hospital. Por exemplo: há 10 mil pacotes de esparadrapo disponíveis que são usados, normalmente, em uma semana. Antes de essa quantidade chegar aos 5 mil, você precisa comprar mais esparadrapo para repor o estoque e não deixar faltar.
Essa avaliação deve ser feita com todos os produtos necessários para o bom funcionamento do hospital, desde a gaze até o oxigênio utilizado nas internações e cirurgias.
Outra questão de extrema importância na gestão de estoque é a forma como os produtos estão armazenados. Assim como um site ou uma loja, o hospital precisa ter usabilidade, ou seja, ser de fácil uso. Para ter essa formação intuitiva, a organização do estoque é essencial.
Você pode usar diversas técnicas para guardar os equipamentos, produtos e medicamentos, desde que façam sentido e que todos os profissionais do hospital entendam essa organização e não percam tempo ao procurar algo na área de armazenagem de itens.
Organização não é apenas dividir os produtos por área, ordem alfabética, importância de uso ou outras técnicas para categorizar a disposição dos itens em um estoque de hospital. Na verdade, constitui-se também da limpeza, da arrumação, da checagem de datas de validade e de várias outras etapas muito importantes para quem gerencia essa área essencial de uma instituição de saúde.
Manter o ambiente limpo e organizado é dever da administração hospitalar. Do contrário, isso vai atrapalhar o trabalho dos enfermeiros, farmacêuticos e médicos e, em caso de fiscalização, pode gerar multa e até o fechamento do hospital, a depender do quão desarrumada e suja estiver a área de estoque.
A única forma de não cometer os mesmos erros por mais de uma vez é descobrindo o que foi feito de forma equivocada, anotando, guardando essa informação, estudando como deve ser feito corretamente e, assim, não errando mais.
O erro no gerenciamento de estoque pode acabar com a reputação de um hospital, clínica ou outra organização de saúde. Por isso, é preciso ficar bem atento. Pode-se, claro, cometer um erro por uma vez, mas a segunda já é completamente evitável. Preste muita atenção nisso, principalmente na organização, na limpeza e na administração da quantidade de produtos existentes no estoque.
Se você quer fazer uma gestão eficiente e profissional, é muito necessário o uso da tecnologia. Softwares e aplicativos vão tornar o seu trabalho muito mais organizado e também mais fácil. Existem dezenas de possibilidades nesse mercado de produtos que vão deixar a sua gestão de estoque hospitalar perfeita e sem erros.
Claro que você precisa ser treinado em cada um desses programas, bem como toda a equipe do hospital, para que tudo funcione da forma correta, a fim de garantir que os produtos, medicamentos e equipamentos estejam sempre muito bem organizados e repostos nos momentos certos.
Com o treinamento feito, passa-se um período de adaptação, até que o sistema tecnológico seja plenamente implementado, e o seu trabalho como gestor, então, será bastante facilitado, além de tornar-se mais eficiente, cuidadoso e responsável. A inovação está aí para melhorar a vida de todos e é para esse fim que ela deve ser usada.
Com essas dicas, você vai conseguir dar um norte ao seu trabalho na gerência dos produtos estocados no hospital. Faça tudo com tranquilidade, sempre com muito planejamento e estratégia antes de seguir a execução do serviço. Leia bastante, faça cursos, aprimore o seu currículo para que você consiga oferecer um excelente serviço e faça com que o hospital seja uma referência em cuidado ao paciente.
A gestão de estoques em hospitais é questão de primeira necessidade. Sem ela, o hospital não funciona, tudo dá errado, os problemas surgem e a instituição perde toda a credibilidade que demorou anos para conquistar. É um trabalho de certa pressão, mas de alta precisão — sem ele, um hospital ou uma clínica sequer funcionam.
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