A rotina de um hospital é realmente desafiadora, não é mesmo? É fundamental que os processos operem de forma harmônica e bem estruturada. Nesse contexto, manter os equipamentos em bom funcionamento é decisivo para garantir a saúde dos pacientes. Assim, o gerenciamento de manutenção de hospitais é uma engrenagem necessária para que o maquinário funcione em perfeita ordem.
Neste conteúdo especial, vamos mostrar boas práticas de gestão de manutenção para ajudar você a desenvolver as melhores estratégias e implementá-las na sua instituição de saúde. Continue a leitura e entenda mais sobre o tema!
O gerenciamento de manutenção colabora para a redução de custos, pois é mais fácil fazer uma revisão planejada do que lidar com reparos caros e com urgência. Além disso, essa gestão permite ter maior previsibilidade e controle dos investimentos e processos. Com ela, há mais qualidade do atendimento e a dinâmica de manutenção fica melhor estruturada.
Outra questão importante é que o gerenciamento de manutenção contribui para a proteção de vidas no hospital. Afinal, os equipamentos, em sua maioria, estão associados à manutenção de processos vitais. Um dano em algum dispositivo durante o uso poderia gerar riscos para o paciente e comprometer seriamente a imagem da instituição.
Há uma série de práticas que podem ser adotadas para a fazer o gerenciamento de manutenção no hospital. Veja quais são as principais delas a seguir!
Um bom gerenciamento de manutenção envolve a montagem de um planejamento sólido e bem estruturado para as revisões. Quando o equipamento é revisado, ele tem o seu funcionamento pausado para que a máquina seja aberta e o profissional especializado consiga verificar o estado de conservação dos componentes. Assim, o técnico pode fazer as substituições necessárias sem correr nenhum risco.
Nesse contexto, o planejamento entra como um procedimento-chave porque é preciso ter maquinário de reserva disponível para manter os atendimentos funcionando continuamente — afinal, as operações em um hospital não param. Assim, elaborar uma escala com determinações de horários e datas e distribuir as tarefas entre os colaboradores é essencial para a operacionalidade das ações de saúde.
Certos equipamentos são mais utilizados do que outros. Dessa forma, costumam se deteriorar mais rápido e precisam de revisões com mais frequência. Há equipamentos mais caros e que exigem cuidados especiais. Cada aparelho tem uma dinâmica que se comunica com o fluxo dos serviços.
As manutenções são investimentos para o hospital e envolvem vários custos. Para que esses recursos sejam direcionados de forma eficaz e produtiva, nada melhor do que estabelecer prioridades. Ao definir uma ordem de importância para as demandas, será mais fácil realizar a distribuição dos recursos financeiros e das atividades, evitando sobrecargas e entraves nos serviços prestados.
Nem sempre a equipe de manutenção e os outros profissionais têm um contato sólido estabelecido. Essa falta de comunicação pode não gerar bons resultados. Os profissionais que operam as máquinas no dia a dia podem ter muitas contribuições a dar, já que acompanham os aparelhos no dia a dia e podem informar quando algum problema foi notado.
Assim, é fundamental investir no engajamento e na conscientização dos funcionários do hospital. Com toda a equipe ciente da importância do papel de cada um para a manutenção é mais fácil garantir que tudo fique em pleno funcionamento na instituição de saúde.
O mercado conta com uma série de tecnologias inovadoras que podem facilitar o gerenciamento e a manutenção. Há aplicativos e softwares que podem otimizar as tarefas e facilitar a comunicação da equipe. Nos meios virtuais você pode disponibilizar os cronogramas e documentos referentes às manutenções — o Google Drive, por exemplo, permite o compartilhamento de arquivos com várias pessoas. Assim, a equipe acessa os documentos com facilidade e os processos caminham com mais efetividade.
Há mais de um tipo de estratégia de manutenção. A manutenção corretiva é uma ação remediadora. Ou seja, você espera o equipamento ter um defeito para fazer uma averiguação, trocar peças ou substituí-lo. Em geral, é a modalidade mais cara, pois é necessário realizar o reparo com urgência e não há tempo para pesquisar preços com diferentes fornecedores.
Em um hospital, a manutenção corretiva pode ser um pouco problemática. Imagine se um aparelho de hemodiálise tem um defeito quando o paciente o está utilizando. Pode ser um grande risco para a vida do indivíduo. Certamente você deseja evitar um erro grave como esse na instituição.
A manutenção preventiva é o processo de revisão que objetiva diminuir a probabilidade de falhas do aparelho. Nesse caso o equipamento passa por vistorias periodicamente. Ao sinal de qualquer componente que não está com bom desempenho, são realizados os reparos e as substituições de peças. Caso a máquina já esteja muito comprometida, ela pode ser trocada por uma nova.
A manutenção preditiva também tem um caminho de prevenção. No entanto, a proposta dela é utilizar tecnologias modernas para prever qual será o tempo de vida útil do dispositivo e de suas peças. Assim, quando o prazo de vencimento da usabilidade da máquina estiver próximo ela pode ser reparada ou substituída.
Podemos notar que as manutenções preventiva e preditiva são as mais recomendadas para o hospital. Você pode escolher a opção que se adéque melhor à instituição, avaliando preços e possibilidades.
É fundamental capacitar a equipe de manutenção continuamente para ter bons resultados no hospital. Sempre é possível aprender mais para realizar um trabalho melhor. Além disso, com o tempo as máquinas são substituídas por aparelhos mais modernos, tornando necessária a atualização dos aprendizados. Por isso, coloque os treinamentos na agenda da manutenção para garantir a qualidade dos serviços prestados.
O gerenciamento de manutenção é um processo necessário para que o fluxo de trabalho caminhe dentro da normalidade e com o máximo de eficiência e operacionalidade. Essa prática contribui para a diminuição de riscos, otimização dos procedimentos, promoção de saúde e preservação da imagem da instituição.
E então, gostou de aprender a fazer um gerenciamento de manutenção de hospitais mais eficiente? Confira também o nosso post sobre a importância de equipamentos de alta tecnologia para o hospital! E se você precisa de suporte técnico especializado para os seus equipamentos, busque apoio da Medicalway! Temos uma ótima assistência técnica para os seus aparelhos hospitalares!
Contar com parceiros que atendam à qualidade desejada, com uma boa relação custo-benefício e que entreguem em um prazo razoável — ou seja, sem comprometer a rotina da sua clínica ou hospital — são alguns dos desafios no setor de compras.
Profissionais desse departamento precisam estar de olho na gestão de estoques e ainda ter jogo de cintura e estratégia para negociar e conseguir atender às necessidades da instituição sem estourar o orçamento.
Como se vê, não é uma tarefa nada fácil. Quer entender melhor os 6 principais desafios no setor de compras e as formas de superá-los? Acompanhe o nosso post!
A primeira dificuldade do setor de compras consiste em encontrar bons fornecedores. Nesse caso, é fundamental que o profissional, antes de adquirir qualquer produto, avalie a qualidade, tecnologia a empregada, a reputação da empresa e seu tempo de mercado. Caso seja possível, é importante também pedir referência sobre o fornecedor para outros colegas da área.
Escolher o fornecedor com critério é essencial, principalmente para itens que demandam um investimento alto, como equipamentos médicos. Assim, é necessário se certificar, principalmente, do atendimento pós-venda — como o suporte em caso de falhas e a realização de possíveis manutenções. Isso ajuda a evitar a paralisação das atividades de uma clínica ou hospital, que traria prejuízos e aborrecimentos.
É fundamental ter, também, uma empresa fornecedora que cumpra os prazos de entrega e que possa garantir um fornecimento rápido de produtos em casos mais extremos — especialmente quando se trata de medicamentos e materiais hospitalares.
Quando o assunto envolve compra, independentemente do ramo da empresa, é imprescindível ter boas estratégias de negociação. Assim, o profissional desse departamento deve saber como negociar valores, prazos e outras condições de pagamento — sempre de acordo com a quantidade acertada ou, até mesmo, com o histórico de compras que ele tem com determinado fornecedor.
É possível chegar a uma negociação em que os dois lados saiam ganhando: a empresa fornecedora concretiza uma venda grande e sua instituição consegue um desconto ou prazo maior de pagamento, por exemplo. Fazer uma transação em que as duas partes têm vantagens pode, inclusive, incentivar aquisições futuras com a mesma empresa.
Quando o produto ou equipamento que precisa ser adquirido está em desacordo com o orçamento disponível, é importante que o profissional do setor de compras saiba negociar também com seu próprio gestor, demonstrando a necessidade do item e o custo envolvido.
O setor de compras deve trabalhar em sinergia com a gestão de estoque. Assim, seus profissionais saberão exatamente o que precisa ser comprado e em qual quantidade, de modo a evitar prejuízos ou perdas, no caso de produtos vencidos.
Como fazer isso? É preciso que o estoque catalogue todos os produtos e registre todas as entradas e saídas com um sistema automatizado. Dessa forma, o setor de compras consegue atender à demanda, evitando a falta de materiais ou a compra de itens que ainda estão estocados.
Com essas informações, é possível fazer também um planejamento de compra, o que pode ajudar na hora de realizar uma pesquisa de preços com mais tempo ou de conseguir uma boa negociação com o fornecedor.
Fazer um controle de saída dos produtos tem reflexo também no uso correto que se faz desses itens — visto que é possível detectar, por exemplo, que um funcionário está desperdiçando ou usando em excesso algum material.
Aliás, o setor de vendas também pode conscientizar as equipes em relação ao uso dos materiais a fim de evitar prejuízos.
Conseguir acompanhar o fluxo de materiais no estoque é necessário para que o setor de compras saiba dimensionar as quantidades adequadas que devem ser adquiridas.
Comprar demais pode gerar gastos desnecessários, causar a perda de produtos ou a falta de espaço de armazenamento. Por outro lado, a aquisição de uma quantidade inferior à demanda prejudica o andamento dos trabalhos da clínica médica ou do hospital e o atendimento aos pacientes.
Dessa forma, um dos desafios no setor de compras é justamente orquestrar os pedidos com a quantidade correta e de acordo com as necessidades da instituição.
O que define se um produto tem alto ou baixo custo? Somente a pesquisa de preço entre os fornecedores? Ou os diferenciais do item? Diante desses questionamentos, um dos desafios no setor de compras é justamente encontrar a melhor relação custo-benefício na aquisição de equipamentos e materiais.
Dessa forma, o profissional deve avaliar a marca do item, sua qualidade, durabilidade, tecnologia e os custos envolvidos com manutenções (no caso de equipamentos médicos).
No custo-benefício, há outros critérios que também estão envolvidos, como a entrega em menor prazo, além de boas condições de pagamento ou, ainda, a possibilidade de financiamento em transações que envolvam um investimento maior.
O setor de vendas deve trabalhar para conseguir boas negociações, que permitam adquirir itens de melhor qualidade com o menor custo, de modo a equilibrar o orçamento da instituição. No entanto, apesar de ser uma relação estritamente comercial, a clínica médica ou o hospital pode estabelecer parcerias de confiança com as empresas fornecedoras de materiais e equipamentos.
É claro que essa relação só deve ser construída com fornecedores que prezam pelo bom atendimento — o que inclui comprometimento com o que ficou acertado na venda.
A parceria é importante para conseguir materiais com custos menores, agilidade no atendimento e nos prazos de entrega, além de condições de pagamento mais vantajosas.
Os desafios no setor de compras estão estritamente relacionados à saúde financeira da clínica ou hospital. Dessa maneira, o profissional deve saber como negociar e dar preferência para empresas fornecedoras de referência, que trabalhem com produtos de primeira linha e que prezem pela qualidade do atendimento.
Gostou das informações que trouxemos neste post? Então acompanhe também os 7 erros mais comuns na gestão de hospitais que você precisa evitar!
A gestão de estoque em hospitais de medicamentos, produtos diversos e equipamentos é de extrema importância. Ter uma boa gerência nessa área é garantir que nenhum paciente vai passar por alguma dificuldade estrutural durante o período de tratamento ou internação.
Hospitais que não mantêm uma boa direção nesse departamento são frequentemente criticados, principalmente os públicos, em que esse tipo de problema de falta de estoque é muito visto em meios de comunicação.
Por isso, se você gerencia ou é dono de um hospital ou de uma clínica privada, deve ficar muito atento para poder gerir de forma correta todos os produtos e remédios que estejam no estoque para que não corra o risco de algum deles acabar e não haver meios de reposição de forma imediata.
Para entender como fazer uma boa gestão de todo o estoque de um hospital, este texto vai oferecer algumas dicas essenciais de técnicas de gerenciamento. Confira todas elas nos próximos tópicos para que os seus pacientes tenham certeza da seriedade do seu trabalho!
A primeira dica é a mais importante, porque, sem ela, fica muito difícil ter o controle sobre tudo que é usado e estocado em um hospital. São muitos os produtos, os medicamentos, os equipamentos e os suprimentos — não dá para guardar tudo de cabeça. Por isso, você tem que fazer um check-list detalhado, com tudo que precisa ter em estoque e a quantidade necessária de cada item para não enfrentar problemas.
Com o check-list pronto, você vai ter um controle maior do estoque para poder analisá-lo e repor o que for necessário todos os dias. Isso deve ser feito pelo seu acompanhamento de consumo de todos os itens presentes no hospital. Por exemplo: há 10 mil pacotes de esparadrapo disponíveis que são usados, normalmente, em uma semana. Antes de essa quantidade chegar aos 5 mil, você precisa comprar mais esparadrapo para repor o estoque e não deixar faltar.
Essa avaliação deve ser feita com todos os produtos necessários para o bom funcionamento do hospital, desde a gaze até o oxigênio utilizado nas internações e cirurgias.
Outra questão de extrema importância na gestão de estoque é a forma como os produtos estão armazenados. Assim como um site ou uma loja, o hospital precisa ter usabilidade, ou seja, ser de fácil uso. Para ter essa formação intuitiva, a organização do estoque é essencial.
Você pode usar diversas técnicas para guardar os equipamentos, produtos e medicamentos, desde que façam sentido e que todos os profissionais do hospital entendam essa organização e não percam tempo ao procurar algo na área de armazenagem de itens.
Organização não é apenas dividir os produtos por área, ordem alfabética, importância de uso ou outras técnicas para categorizar a disposição dos itens em um estoque de hospital. Na verdade, constitui-se também da limpeza, da arrumação, da checagem de datas de validade e de várias outras etapas muito importantes para quem gerencia essa área essencial de uma instituição de saúde.
Manter o ambiente limpo e organizado é dever da administração hospitalar. Do contrário, isso vai atrapalhar o trabalho dos enfermeiros, farmacêuticos e médicos e, em caso de fiscalização, pode gerar multa e até o fechamento do hospital, a depender do quão desarrumada e suja estiver a área de estoque.
A única forma de não cometer os mesmos erros por mais de uma vez é descobrindo o que foi feito de forma equivocada, anotando, guardando essa informação, estudando como deve ser feito corretamente e, assim, não errando mais.
O erro no gerenciamento de estoque pode acabar com a reputação de um hospital, clínica ou outra organização de saúde. Por isso, é preciso ficar bem atento. Pode-se, claro, cometer um erro por uma vez, mas a segunda já é completamente evitável. Preste muita atenção nisso, principalmente na organização, na limpeza e na administração da quantidade de produtos existentes no estoque.
Se você quer fazer uma gestão eficiente e profissional, é muito necessário o uso da tecnologia. Softwares e aplicativos vão tornar o seu trabalho muito mais organizado e também mais fácil. Existem dezenas de possibilidades nesse mercado de produtos que vão deixar a sua gestão de estoque hospitalar perfeita e sem erros.
Claro que você precisa ser treinado em cada um desses programas, bem como toda a equipe do hospital, para que tudo funcione da forma correta, a fim de garantir que os produtos, medicamentos e equipamentos estejam sempre muito bem organizados e repostos nos momentos certos.
Com o treinamento feito, passa-se um período de adaptação, até que o sistema tecnológico seja plenamente implementado, e o seu trabalho como gestor, então, será bastante facilitado, além de tornar-se mais eficiente, cuidadoso e responsável. A inovação está aí para melhorar a vida de todos e é para esse fim que ela deve ser usada.
Com essas dicas, você vai conseguir dar um norte ao seu trabalho na gerência dos produtos estocados no hospital. Faça tudo com tranquilidade, sempre com muito planejamento e estratégia antes de seguir a execução do serviço. Leia bastante, faça cursos, aprimore o seu currículo para que você consiga oferecer um excelente serviço e faça com que o hospital seja uma referência em cuidado ao paciente.
A gestão de estoques em hospitais é questão de primeira necessidade. Sem ela, o hospital não funciona, tudo dá errado, os problemas surgem e a instituição perde toda a credibilidade que demorou anos para conquistar. É um trabalho de certa pressão, mas de alta precisão — sem ele, um hospital ou uma clínica sequer funcionam.
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Um dos aspectos mais importantes da gestão de um negócio é a negociação com fornecedores. No entanto, para muitos profissionais, ela pode ser um desafio.
Uma negociação malfeita pode elevar o preço final dos seus produtos ou serviços, impactando todo o seu negócio. Porém, temos que lembrar que dificilmente a relação de sua empresa com o fornecedor se encerrará após uma transação, por isso é muito importante investir nessa parceria.
Manter uma relação saudável com os fornecedores é o que vai garantir a flexibilidade para negociar preços, prazos e outros detalhes do contrato em uma hora de aperto. Essa margem é fundamental para gerir um negócio ou um departamento.
Pensando nisso, listamos 7 estratégias para você aprender ou melhorar a sua negociação com fornecedores. Acompanhe!
Antes de iniciar uma negociação, seja de preço ou de prazo, é importante definir uma estratégia, em vez de sair pleiteando benefícios. Pense em qual será a sua abordagem e se mantenha focado em seu objetivo durante a conversa.
Uma tática possível é deixar que o outro inicie a negociação, enquanto você reúne mais elementos sobre o cenário dele. Outra opção é mirar no seu valor alvo e forçar a situação até abrir a negociação. No entanto, para chegar a esse momento, é preciso de preparar. Avalie as suas necessidades e saiba que argumentos usará para evitar que o fornecedor imponha as condições de fechamento.
Ficar na mão do fornecedor é uma péssima ideia, por isso é fundamental ter uma carta na manga, um plano B. Qual será o caminho se a negociação não for fechada, há outras opções no mercado? É possível substituir o produto?
Quanto mais e melhores alternativas, maior o seu poder de barganha. Sendo assim, antes da negociação, faça o dever de casa, estude o mercado e elabore um plano B. Mas lembre-se, o foco deve ser o sucesso na negociação, ou seja, atingir o objetivo da empresa, e não a disputa de posição.
Se há poucos fornecedores para o produto em negociação, sua posição fica mais vulnerável. Nesse caso, é preciso inovar para encontrar soluções alternativas, logo, se preparar antes da negociação é imprescindível.
Existem diversas situações em que é vantajoso fechar contratos mais longos. Por exemplo, quando se trata de um produto de uso frequente, é importante não correr o risco de descontinuar o contrato e ficar sem o item.
Por outro lado, também é uma forma de não perder o fornecedor para a concorrência. De qualquer jeito, contratos mais duradouros dão segurança ao fornecedor, que em contrapartida pode garantir a não alteração dos valores, independentemente da variação de preço do produto.
Apostar em uma relação mais próxima é garantia de benefícios para ambos os lados, tornando as negociações mais leves e confortáveis, sem disputas. Criar um elo de confiança confere mais flexibilidade à relação comercial, em se tratando de prazos, quantidades e preço, por exemplo.
Nesse sentido, é importante sinalizar o interesse em que ambos se beneficiem, inclusive realizar concessões na busca por um ganha-ganha. Fechar um contrato exclusivo, por exemplo, pode ser uma boa estratégia. Nesse caso, é essencial estreitar os laços, seja com visitas ou reuniões periódicas.
Fomentar o relacionamento com um fornecedor é garantir a tranquilidade na negociação com ele. Além disso, a proximidade dessa relação propicia a troca de informações, o que também abre mais possibilidades e permite mais liberdade nas negociações.
Já mencionamos a importância de pesquisar o mercado e ter outras opções em mente. E de fato, no momento da negociação, é primordial comparar as alternativas, listando os prós e contras de cada escolha para fechar o melhor negócio.
De posse dessas informações e do levantamento de suas necessidades, você tem estofo para barganhar por melhores condições, apresentar objeções a condições desfavoráveis e conseguir melhores prazos, preços e formas de pagamento.
No entanto, não se deve pressionar demais, quebrando o clima de confiança que foi criado. Lembre-se de que, assim como você, o outro lado também reuniu informações acerca de seus possíveis clientes, e pode abrir mão do relacionamento com a sua empresa.
É essencial que comprador e fornecedor estejam alinhados quanto à visão de mercado, de forma que um compreenda a proposta de valor do outro.
Quando o fornecedor conhece as particularidades do mercado no qual a empresa está inserida, é mais provável que ele compreenda as exigências, podendo até fazer uma oferta melhor. O mesmo vale para a empresa que entende bem a realidade do fornecedor, tendo mais possibilidades para negociar.
Além disso, esse alinhamento permite que ambos possam se desenvolver estrategicamente, cumprindo o padrão de qualidade e os princípios éticos. Assim, evitam-se polêmicas e desconfortos em virtude de um comportamento inadequado segundo a política da empresa.
Nunca deixe a emoção falar mais alto. Em uma negociação, é preciso ser o mais racional possível para não correr o risco de errar. Ao deixar transparecer medo, raiva ou qualquer sentimento do gênero, você se mostrará vulnerável, enquanto o outro se sentirá fortalecido e mais confiante.
Por isso, cerque-se de informações precisas e prepare-se para o momento. Quanto mais preparado, maiores as chances de manter-se equilibrado, com o lado emocional sob controle. Assim fica mais fácil se comunicar com clareza e sobretudo captar corretamente as questões colocadas pelo fornecedor.
Ao seguir essas estratégias, aumentam as suas chances de conseguir êxito na negociação com fornecedores e obter a compra a um melhor custo-benefício. Com um pouco de habilidade, é possível conseguir condições mais favoráveis que podem fazer a diferença, além de garantir a qualidade necessária para atender ao alto padrão exigido pelo seu público final.
Esperamos que essas dicas sejam muito úteis para o seu dia a dia no contato com fornecedores. Agora que tal aprender mais? Acreditamos que esta leitura também deve lhe interessar: 4 dicas para ter um controle financeiro na sua clínica.
